時間 コラム

身につけたい!スマートなタイムマネジメント術。- 今日から始める時トレ!2 –

スマートなタイムマネジメント術。

今日から始める時トレ!1回目ではうまく時間を使うためのマインドセットをご紹介しました。
2回目はスマートな時間管理を実践するためのスケジュールの組み方、管理の仕方をご紹介します。

今回のポイントは3つ

  • 優先順位をつける
  • スケジュールには余裕を持たせる
  • 何にどのくらい時間を使ったか記録する

スケジュールは、優先順位をつけて組む。

限られた時間の中で効率よく動くには、緊急性の高い仕事から片付けることで精神的な余裕を持ち、その他の仕事にも集中できるようにすることが大事です。

人は、限られた時間しか集中力を継続させることはできません。自分の集中力の高い時間帯を利用して、緊急性が高く、難易度の高い案件を予定することで、ミス防止にもつながります。その場合、この仕事にはどの程度の時間が必要かをあらかじめ計算してスケジュールを立てることも重要。自分の処理能力をしっかり把握した上でスケジュールを設定しましょう。1日の始まりは簡単な内容から。あまり重要な内容でないことも、幾つかこなしていくうちに、達成感がやる気に繋がり、その日1日の作業効率がアップする効果もあります。

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スケジュールを組むときの目安時間。

1日のスケジュールを組むときは、急に重要な他の予定が入っても対応できるよう、少し余裕を見ておきましょう。もし何も入らず、時間に余裕ができれば、力を抜くのではなく、次の用事を前倒しで行います。すると、効率が上がったという実感で気分よくこなすことができます。ゆっくり寛ぐリフレッシュタイムは、最初から予定に組み込んでおきます。大きな仕事は細分化し、それぞれに締め切りを設けます。毎日少しずつでもすすめることが大事なのです。

仕事のリストやスケジュールを設定するのは、前日の仕事終わりか、もしくは就寝前が最適です。無意識のうちに、翌日の動きを整理しながら休むことになり、次の日のスタートダッシュが変わってきます。

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何にどのくらいの時間を費やしたか記録する。

ビジネスメールが多い人は、チェックする時間をあらかじめ決めておことで、短時間で必要なメールだけをチェックすることが可能になります。商談など人と会う機会が多い人は、話が長引く場合もあるので、余裕を持って設定するよう注意を。後の人、後の仕事をどんどんずらしていくことにならないように。

様々な仕事が終了した後は、自分が何にどのくらいの時間を費やしたかのタイムログを取っておくと、次回からのタイムマネージメントに役立てやすくなりますし、自分が苦手なこと、得意なことも、見えてきます。とくに、気が進まないことは後回しにするのではなく、まずはそれが終わるようにスケジュールを組みましょう。終了日を設定するだけで、少し気が軽くなり、仕事に取り組みやすくなるものです。

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